Cosa c’è di nuovo con i registratori telematici e come funzionano

Indice:

  1. Differenze tra registratore telematico e registratore tradizionale
  2. La trasmissione telematica
  3. Scontrino fiscale e documento commerciale
  4. La nuova etichetta fiscale
  5. Gli stati del registratore telematico

Tutto quello che c’è da sapere sui nuovi registratori telematici, come funzionano, cosa c’è da fare, che differenze ci sono rispetto al passato e come rimanere in regola.

Principali differenze del registratore telematico (RT) rispetto al tradizionale registratore di cassa (MF)

  • Possibilità di trasmettere telematicamente i corrispettivi
  • DGFE (Memoria permanente di dettaglio) sotto sigillo fiscale
  • Nuova etichetta fiscale
  • Etichetta con il QRCODE tramite il quale è possibile verificare i dati identificativi del registratore
  • Verificazione periodica biennale

La trasmissione telematica

  • Se si esercita l’opzione, alla prima trasmissione telematica il registratore entra automaticamente in servizio.
  • Il registratore telematico richiede sempre una chiusura fiscale dopo periodi di inattività superiori a 24h
  • La trasmissione dei dati dell’Agenzia delle Entrate avviene automaticamente con la chiusura giornaliera.
  • Il registratore elabora i dati dalla memoria di riepilogo, genere un file XML che sigilla con un il certificato dispositivo.
  • Il file XML viene memorizzato nella memoria di dettaglio (Ex DGFE) e nella memoria permanente di riepilogo.
  • In risposta all’invio del rapporto di chiusura giornaliera il Registratore riceve dall’Agenzia delle Entrate il Rapporto Telematico che viene memorizzato nella memoria di dettaglio
  • L’invio dei dati può avvenire nella fascia oraria 00:01 – 21:59 ma non tra le 22:00 – 00:00 per decisione dell’Agenzia delle Entrate

Cosa fare se l’invio non va a buon fine:

  • Se l’invio non va a buon fine, il registratore tenta in automatico l’invio alla chiusura giornaliera successiva. In alternativa esiste una funzione per inviare i documenti archiviati non ancora trasmessi.
  • La trasmissione deve avvenire con frequenza variabile < a 5 giorni.
  • Qualora una o più trasmissioni non possono essere inviate entro 5 giorni, i file XML possono essere scaricati manualmente con un’opzione su una pen-drive e successivamente inviati ad Agenzia delle Entrate tramite un device esterno. In questo caso il report di avvenuto invio viene inviato allo stesso device esterno
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Principali differenze tra scontrino fiscale e documento commerciale

  • Il registratore telematico emette documento fiscale che può avere valenza sia ai fini commerciali che fiscali
  • Il documento commerciale riporta come logotipo RT invece che MF. Anche il formato della matricola del registratore è diversa.
  • Il documento Commerciale non può più riportare come descrizione Rep1, RepXX ecc.

Nuova etichetta fiscale

La nuova etichetta fiscale è divisa in cinque parti. La prima indica la sigla del prodotto, la seconda l’ID del fabbricante, la terza la funzione, la quarta il codice del prodotto, mentre la quinta il numero di serie del prodotto.

Le lettere riferite al campo funzione descrivono il tipo di registratore

  • I (Ambiente interno) distingue i registratori per utilizzo stanziale
  • E (Ambiente esterno) distingue i registratori per utilizzo ambulante
  • M (Adattato) distingue i registratori adattati da MF a RT
  • P (Palmare) distingue i registratori per uso palmare

Stati del registratore telematico

  • Censito: Procedura Online in cui viene richiesto ad AE (Agenzia delle entrate) il certificato dispositivo. In risposta AE invia al registratore il certificato dispositivo
  • Attivato: Procedura online in cui il registratore invia ad AE la richiesta di attivazione. AE verifica la congruenza dei dati dell’esercente (Se il cliente si è registrato al sito dell’AE) ed invia al registratore l’esito dell’operazione. Il certificato dispositivo viene registrato nella memoria permanente del registratore che da questo momento è attivato. Viene generato e messo a disposizione dell’esercente attraverso il sito di AE un QRCode che deve essere stampato e apposto nell’alloggiamento previsto dal registratore.
  • Messa in servizio: Procedura online in cui viene dichiarata ad AE la data in cui il registratore passa nello stato di servizio. La messa in servizio può essere contestuale all’attivazione oppure posticipata. Dalla prima trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri alla data stabilita il registratore passa nello stato di servizio.
  • Disattivazione: Cancellazione dell’associazione tra la matricola del registratore e la partita iva dell’esercente. Attraverso procedura online il tecnico installatore mediante apposita funzione sull’RT può effettuare la procedura di ricollocazione, cioè produrre la richiesta di associazione dell’RT alla partita IVA di un eventuale nuovo esercente. Il RT accetta fino ad un massimo di 100 attivazioni.
  • Fuori servizio: (Non funzionante in modalità MF) Caso di malfunzionamento. Se non comunicato automaticamente dal RT l’esercente, o un suo delegato, può comunicare sul sito web del AE la situazione anomala che viene tracciata a sistema.
  • Dismesso: Revoca del certificato del dispositivo e cancellazione dell’apparato dell’anagrafica di AE attraverso la procedura online da RT (Esecuzione da parte del tecnico o dall’esercente).

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